Operaciones vinculadas y deducibilidad

Las operaciones entre empresas vinculadas son habituales en grupos empresariales y estructuras societarias complejas. Sin embargo, uno de los aspectos que genera más conflictos con la Administración tributaria no es únicamente la valoración de estas operaciones, sino la deducibilidad de los gastos derivados de ellas.

Es frecuente que una empresa deduzca gastos correspondientes a servicios prestados por otra sociedad del grupo, management fees, gastos financieros, royalties o costes compartidos. El problema surge cuando la AEAT considera que esos gastos no cumplen los requisitos exigidos por la normativa del Impuesto sobre Sociedades o no están suficientemente justificados.

En la práctica, muchas regularizaciones no se producen porque el precio aplicado sea incorrecto, sino porque la Administración entiende que el gasto no responde a una necesidad real del negocio, no aporta un beneficio efectivo o carece de la documentación necesaria.

En este artículo analizamos cuándo puede intervenir la AEAT y cómo reducir el riesgo de que un gasto derivado de una operación vinculada sea rechazado.

¿Cuándo puede deducirse un gasto derivado de una operación vinculada?

Que una operación se realice entre empresas del mismo grupo no impide que el gasto sea fiscalmente deducible.

Sin embargo, para que la deducción resulte admisible deben cumplirse varios requisitos:

• El gasto debe responder a una operación real.
• Debe estar contabilizado correctamente.
• Debe encontrarse debidamente justificado.
• Debe estar correlacionado con la obtención de ingresos o con la actividad empresarial.
• La contraprestación debe respetar el principio de plena competencia cuando la operación sea vinculada.

Si alguno de estos elementos falla, la AEAT puede cuestionar parcial o totalmente la deducción.

La valoración a mercado no es suficiente

Uno de los errores más habituales consiste en pensar que basta con aplicar un precio de mercado para garantizar la deducibilidad del gasto.

No es así.

Aunque la valoración sea correcta, la Administración también comprobará:

• si el servicio realmente se prestó;
• si era necesario para la actividad de la empresa;
• si el importe responde a una lógica económica;
• si existe documentación suficiente.

En otras palabras, una operación puede estar correctamente valorada y, aun así, dar lugar a un gasto no deducible si no supera el resto de requisitos.

El benefit test: la primera prueba que suele exigir la AEAT

En materia de servicios intragrupo, uno de los conceptos más relevantes es el denominado benefit test.

La pregunta que se plantea la Administración es muy sencilla:

¿Una empresa independiente habría estado dispuesta a pagar por ese mismo servicio?

Para responder afirmativamente debe poder acreditarse que el servicio:

• genera una utilidad real;
• mejora la actividad empresarial;
• evita costes;
• aporta conocimientos especializados;
• cubre una necesidad objetiva.

Cuando el beneficio resulta difícil de identificar, aumenta el riesgo de que el gasto sea rechazado.

Gastos que más habitualmente revisa la AEAT

Aunque cualquier operación vinculada puede ser objeto de comprobación, existen determinadas categorías especialmente sensibles.

Servicios de dirección y gestión (management fees)

Los servicios de dirección estratégica, administración, planificación financiera o gestión corporativa suelen ser objeto de especial análisis.

La AEAT comprobará:

• quién presta realmente el servicio;
• quién toma las decisiones;
• si existen informes, reuniones o entregables;
• cómo se calcula la contraprestación.

Las facturas genéricas con conceptos como «servicios de gestión» suelen generar problemas cuando no van acompañadas de evidencias.

Servicios administrativos compartidos

Es habitual que una sociedad del grupo centralice funciones como:

• contabilidad;
• recursos humanos;
• informática;
• compras;
• asesoría jurídica.

Estos servicios pueden ser perfectamente deducibles, pero conviene justificar:

• el criterio de reparto de costes;
• el tiempo dedicado;
• los recursos utilizados;
• el beneficio obtenido por cada sociedad receptora.

Gastos financieros

Los préstamos entre empresas vinculadas también generan gastos cuya deducción puede revisarse.

La Administración suele analizar:

• si el préstamo responde a una necesidad real;
• si el tipo de interés es de mercado;
• si existe contrato;
• si los intereses se han devengado correctamente.

Una financiación correctamente documentada reduce considerablemente el riesgo de ajustes.

Royalties y cesión de intangibles

Las licencias de uso de marcas, software, patentes o know-how también son objeto de revisión.

En estos casos la AEAT verificará:

• la existencia del intangible;
• el uso efectivo por la empresa;
• la metodología empleada para fijar el royalty;
• la utilidad económica obtenida.

Costes compartidos entre sociedades

En muchos grupos empresariales existen gastos soportados inicialmente por una sociedad que posteriormente se repercuten al resto.

Por ejemplo:

• alquileres;
• plataformas tecnológicas;
• seguros;
• servicios profesionales;
• campañas de marketing.

La deducción dependerá de que el reparto responda a criterios objetivos y verificables.

Qué documentación suele solicitar la AEAT

Cuando revisa la deducibilidad de estos gastos, la Administración suele requerir:

• contratos;
• facturas;
• justificantes de pago;
• informes;
• correos electrónicos;
• actas de reuniones;
• entregables;
• análisis funcional;
• documentación de precios de transferencia;
• criterios de reparto de costes.

Cuanta mayor sea la calidad de la documentación, más sencilla será la defensa de la deducción.

Errores que pueden provocar la regularización del gasto

En nuestra experiencia, los errores más habituales son:

• Facturas con conceptos excesivamente genéricos.
• Ausencia de contratos.
• No acreditar que el servicio se ha prestado.
• No justificar el beneficio obtenido.
• Repartir costes mediante criterios arbitrarios.
• Aplicar un mark-up sin análisis económico.
• Duplicar servicios ya prestados por personal propio.
• Mantener la misma facturación durante años sin revisar su adecuación.
• Preparar la documentación únicamente cuando la solicita la AEAT.

La mayoría de estas incidencias pueden evitarse mediante una adecuada planificación.

La importancia del análisis funcional

Cuando la AEAT revisa una operación vinculada no se limita a analizar las facturas.

También estudia:

• qué funciones desempeña cada sociedad;
• qué activos utiliza;
• qué riesgos asume;
• qué valor aporta realmente al grupo.

Si el análisis funcional no respalda la existencia del servicio, la deducción puede verse comprometida.

Cómo reducir el riesgo de que la AEAT rechace un gasto

Una estrategia preventiva debería incluir:

Formalizar adecuadamente la operación

Aunque no siempre sea obligatorio, disponer de contratos claros facilita enormemente la defensa.

Documentar la prestación efectiva

Conviene conservar:

• informes;
• presentaciones;
• registros de horas;
• tickets;
• comunicaciones;
• cualquier evidencia que demuestre la realidad del servicio.

Justificar el criterio económico

La empresa debe poder explicar:

• por qué necesitaba ese servicio;
• por qué se prestó desde otra sociedad;
• cómo se determinó el importe.

Revisar periódicamente las operaciones

Las necesidades del grupo evolucionan.

Una operación perfectamente válida hace cinco años puede requerir una revisión si cambian las funciones, la estructura societaria o el volumen de actividad.

Qué ocurre si la AEAT rechaza la deducibilidad del gasto

Si la Administración considera que el gasto no es deducible, puede:

• incrementar la base imponible del Impuesto sobre Sociedades;
• exigir intereses de demora;
• revisar la valoración de la operación vinculada;
• imponer sanciones cuando concurran los requisitos legales.

En algunos casos, además, la regularización puede afectar simultáneamente a varias sociedades del grupo.

Cómo puede ayudarte RZS Abogados

En RZS Abogados asesoramos a empresas y grupos empresariales en la revisión de operaciones vinculadas y en la defensa de la deducibilidad de los gastos asociados.

Nuestro equipo puede ayudarte a:

• revisar servicios intragrupo y management fees;
• analizar la deducibilidad de gastos financieros y royalties;
• preparar la documentación exigida por la normativa;
• reforzar la evidencia documental antes de una inspección;
• diseñar políticas internas para minimizar riesgos fiscales;
• defender la posición de la empresa frente a la AEAT.

La deducibilidad de los gastos derivados de operaciones vinculadas depende de mucho más que de aplicar un precio de mercado. La empresa debe ser capaz de demostrar que la operación existe, que aporta un beneficio real, que responde a una necesidad empresarial y que está correctamente documentada.

Una revisión preventiva permite detectar debilidades antes de que lo haga la Administración y reduce significativamente el riesgo de ajustes, intereses y sanciones.

Preguntas frecuentes

¿Todos los gastos derivados de operaciones vinculadas son deducibles?

No. Deben cumplir los requisitos generales del Impuesto sobre Sociedades y, además, respetar el principio de plena competencia cuando proceda.

¿Qué es el benefit test?

Es el análisis que permite determinar si el servicio prestado aporta un beneficio o utilidad real a la empresa que soporta el gasto.

¿Puede la AEAT rechazar un gasto aunque exista factura?

Sí. La factura por sí sola no acredita que el servicio se haya prestado ni que resulte necesario para la actividad de la empresa.

¿Qué operaciones revisa con mayor frecuencia la Administración?

Principalmente servicios intragrupo, management fees, préstamos vinculados, royalties, gastos compartidos y operaciones con socios o administradores.

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