El próximo 30 de abril, para la mayoría de las empresas, finaliza el plazo para llevar a cabo la legalización de los Libros societarios y contables. En el presente post trataremos toda la información relevante que necesita saber al respecto.
La normativa societaria exige a las empresas la llevanza de los denominados Libros contables y societarios, sobre los que a su vez recae la obligación de su presentación y legalización en el Registro Mercantil. La clasificación de estos libros sociales obligatorios se concreta en:
1. Libros societarios:
- Libro de actas.
- Libro registro de socios (para sociedades limitadas).
- Libro registro de acciones nominativas (para sociedades anónimas).
- Libro registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal.
2. Libros contables:
- Libro Diario.
- Libro de Inventarios y Cuentas anuales.
Recordemos que la legalización de los libros físicos en papel se llevaba a cabo previa y posteriormente a su utilización, únicamente con la intención de evitar su manipulación. Con la entrada en vigor de la conocida como “Ley de emprendedores” se modifica dicho procedimiento, estableciéndose al efecto, el soporte electrónico como vía de presentación para su legalización telemática, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social y obligatoriamente para aquellos ejercicios sociales iniciados a partir del 29 septiembre de 2013.
La Instrucción de 12 de febrero de 2015 que la desarrolla a este respecto, fue temporalmente suspendida por cuanto preocupaba que terceros tuvieran acceso a información confidencial o datos sensibles de las propias sociedades dado que, sobre todo en lo referente al libro de actas, éstos recogen aquellas decisiones adoptadas por los órganos colegiados de las sociedades.
A los efectos de garantizar dicha confidencialidad y para salvaguardar la seguridad en el tráfico societario, se publicó la Instrucción de 1 de julio de 2015 que completa a la anterior, de manera que, tras la legalización de los libros, éstos no serán conservados en el Registro Mercantil donde se presenten, no se dará publicidad de los mismos ni de su contenido, permitiendo además, la encriptación para su posterior envío y presentación. El Registro conservará únicamente la copia de la certificación de la legalización.
En RZS Abogados quedamos a su disposición para asesorarle en relación con las cuestiones que a este respecto se le puedan plantear, ayudándole con la secretaria de su sociedad y con el cumplimiento de las obligaciones formales que son exigibles. Puede ponerse en contacto con nosotros sin compromiso llamando al teléfono 915 433 123 o escribiéndonos a través del formulario web.
