Los riesgos fiscales que pueden existir por una cesión de personal

Es habitual que los grupos empresariales compartan trabajadores entre distintas sociedades. Un director financiero que presta servicios a varias empresas del grupo, un departamento de recursos humanos centralizado o un equipo informático que da soporte a todas las sociedades son situaciones frecuentes en la práctica.

Sin embargo, desde el punto de vista fiscal, la cesión de personal entre empresas del grupo puede generar importantes riesgos si no se documenta correctamente. La AEAT analiza cada vez con mayor detalle estas operaciones para comprobar si los costes se repercuten adecuadamente, si existe una prestación real de servicios y si la valoración respeta el principio de plena competencia.

En este artículo analizamos cómo documentar estas operaciones y qué medidas pueden adoptar las empresas para reducir el riesgo de ajustes fiscales.

¿Qué se entiende por cesión de personal entre empresas del grupo?

Existe cesión de personal cuando un trabajador contratado por una sociedad desarrolla, de forma total o parcial, su actividad para otra empresa vinculada.

Algunos ejemplos habituales son:

• Un director general que gestiona varias sociedades del grupo.
• Un departamento financiero común.
• Personal de recursos humanos que presta servicios a todas las empresas.
• Técnicos informáticos que mantienen los sistemas de distintas sociedades.
• Equipos jurídicos o de compliance centralizados.
• Personal comercial que trabaja para varias entidades.

Estas situaciones son perfectamente legítimas, pero deben organizarse y documentarse correctamente.

¿Por qué la AEAT presta especial atención a estas operaciones?

El principal riesgo radica en que una sociedad soporte gastos salariales que, en realidad, benefician a otras empresas del grupo.

Si no existe una adecuada repercusión de esos costes, la Administración puede considerar que:

• una sociedad está asumiendo gastos que no le corresponden;
• otra empresa está recibiendo un servicio sin contraprestación;
• la operación no refleja el principio de plena competencia.

Además, cuando la cesión de personal se utiliza para trasladar costes o resultados entre sociedades, aumenta el riesgo de regularización.

La cesión de personal es una operación vinculada

Cuando la cesión se produce entre sociedades vinculadas, la operación debe analizarse conforme a las reglas de precios de transferencia.

Esto implica que debe determinarse:

• qué servicio se presta realmente;
• quién se beneficia del trabajo desarrollado;
• cómo deben repartirse los costes;
• si procede aplicar un margen (mark-up) sobre dichos costes.

No existe una única solución válida para todos los casos. Todo dependerá de la realidad económica de la operación.

¿Debe repercutirse siempre el coste del trabajador?

No necesariamente.

La respuesta dependerá de aspectos como:

• las funciones que desempeña;
• el tiempo dedicado a cada sociedad;
• la organización interna del grupo;
• el tipo de servicio prestado.

Lo importante es que la empresa pueda justificar por qué ha adoptado un determinado criterio de reparto y que este resulte razonable.

Cómo determinar el coste que corresponde a cada sociedad

Uno de los aspectos más delicados consiste en establecer cómo deben distribuirse los costes laborales.

Algunos criterios utilizados habitualmente son:

• horas efectivamente dedicadas;
• porcentaje de jornada;
• número de proyectos gestionados;
• volumen de actividad;
• utilización efectiva del servicio.

El criterio elegido debe responder a una lógica económica y mantenerse de forma consistente.

¿Debe aplicarse un mark-up?

En determinados casos, la cesión de personal constituye realmente una prestación de servicios intragrupo.

Cuando esto ocurre, puede resultar necesario analizar si procede aplicar un mark-up sobre los costes soportados por la sociedad que presta el servicio.

La decisión dependerá, entre otros factores, de:

• las funciones realizadas;
• los riesgos asumidos;
• la naturaleza del servicio;
• la política de precios de transferencia del grupo.

No siempre será correcto repercutir únicamente el coste salarial.

La importancia del análisis funcional

Antes de fijar el criterio económico de la cesión conviene realizar un análisis funcional que permita identificar:

Qué funciones desarrolla el trabajador

No es lo mismo un empleado administrativo que un director de operaciones o un ingeniero especializado.

Debe analizarse el valor que aporta cada función.

Qué riesgos asume cada sociedad

También debe determinarse:

• quién dirige realmente al trabajador;
• quién organiza su actividad;
• quién soporta el riesgo económico asociado.

Qué beneficio obtiene cada empresa

Cada sociedad debe recibir una contraprestación acorde con el beneficio obtenido gracias al trabajo desarrollado.

Este análisis resulta esencial para justificar la valoración aplicada.

Qué documentación conviene preparar

Una adecuada documentación reduce considerablemente el riesgo de ajustes.

Es recomendable conservar:

• contratos o acuerdos internos;
• descripción de funciones;
• organigramas;
• registros de dedicación cuando existan;
• criterios de reparto de costes;
• facturación intragrupo;
• justificantes de pago;
• documentación de precios de transferencia cuando resulte exigible;
• análisis funcional actualizado.

La documentación debe reflejar la realidad de la organización del grupo.

Qué suele revisar la AEAT

En una inspección, la Administración suele solicitar información sobre:

• funciones desempeñadas por los trabajadores;
• sociedades beneficiarias;
• criterios de reparto utilizados;
• contratos existentes;
• facturación emitida;
• registros horarios o de dedicación, cuando existan;
• análisis económico de la operación;
• coherencia entre contabilidad y documentación.

El objetivo es comprobar que la cesión responde a una necesidad real y que la contraprestación aplicada es razonable.

Errores más frecuentes

Entre los errores que observamos con mayor frecuencia destacan:

• Compartir trabajadores sin documentar la operación.
• No repercutir ningún coste entre sociedades.
• Repartir costes utilizando porcentajes arbitrarios.
• No justificar el beneficio obtenido por cada empresa.
• Aplicar el mismo criterio durante años sin revisarlo.
• No coordinar recursos humanos, contabilidad y departamento fiscal.
• Preparar la documentación únicamente cuando llega una inspección.
• Confundir una simple colaboración interna con una verdadera prestación de servicios.

La mayoría de estos errores pueden corregirse mediante una adecuada planificación.

Cómo minimizar el riesgo fiscal

Una política preventiva debería contemplar:

Identificar todas las situaciones de personal compartido

Conviene revisar periódicamente si existen trabajadores que desarrollan funciones para varias sociedades.

Definir un criterio objetivo de reparto

El criterio debe responder a la realidad de la actividad y mantenerse de forma consistente.

Formalizar la operación

Aunque dependerá de cada caso, resulta recomendable documentar las condiciones de la cesión mediante acuerdos internos o contratos.

Revisar la política de precios de transferencia

La cesión de personal debe integrarse dentro de la política general de operaciones vinculadas del grupo.

Checklist para revisar la cesión de personal

Antes del cierre del ejercicio conviene comprobar:

• Identificar todos los trabajadores que prestan servicios a varias sociedades.
• Revisar los acuerdos internos existentes.
• Verificar que el criterio de reparto es razonable.
• Comprobar que la facturación refleja la realidad de la operación.
• Analizar si procede aplicar un mark-up.
• Actualizar el análisis funcional.
• Revisar la documentación de precios de transferencia.
• Coordinar recursos humanos, contabilidad y fiscalidad.
• Verificar la coherencia con el Impuesto sobre Sociedades.
• Preparar la documentación antes de una posible inspección.

Cuándo conviene revisar estas operaciones

Es recomendable realizar una revisión cuando:

• aumenta el número de sociedades del grupo;
• se centralizan departamentos;
• cambian las funciones de determinados empleados;
• se crean servicios corporativos;
• se modifica la política de precios de transferencia;
• se recibe un requerimiento de la AEAT.

Una revisión preventiva suele evitar regularizaciones futuras.

Cómo puede ayudarte RZS Abogados

En RZS Abogados asesoramos a grupos empresariales en la correcta estructuración y documentación de las operaciones de cesión de personal entre sociedades.

Nuestro equipo puede ayudarte a:

• identificar riesgos fiscales en la organización del grupo;
• diseñar criterios objetivos de reparto de costes;
• revisar contratos y acuerdos internos;
• integrar estas operaciones en la política de precios de transferencia;
• preparar la documentación necesaria para una eventual inspección;
• defender la posición de la empresa frente a la AEAT.

La cesión de personal entre empresas del grupo constituye una práctica habitual y plenamente válida desde el punto de vista empresarial. Sin embargo, cuando no se documenta correctamente o no se repercuten adecuadamente los costes, puede convertirse en un importante foco de riesgo fiscal.

Identificar estas situaciones, analizar las funciones realmente desempeñadas y documentar la operación conforme al principio de plena competencia permite reducir significativamente la exposición a ajustes y sanciones tributarias.

Preguntas frecuentes

¿La cesión de personal entre empresas del grupo siempre constituye una operación vinculada?

Cuando se produce entre entidades vinculadas y existe una prestación de servicios o una repercusión de costes, normalmente deberá analizarse conforme a las normas de precios de transferencia.

¿Es obligatorio repercutir el salario completo del trabajador?

No necesariamente. Lo importante es que el criterio utilizado responda a la realidad económica de la operación y pueda justificarse.

¿Debe aplicarse siempre un mark-up?

No. Dependerá de la naturaleza del servicio prestado, de las funciones desarrolladas y del análisis de precios de transferencia realizado.

¿Qué documentación suele pedir la AEAT?

Habitualmente solicita contratos, criterios de reparto, análisis funcional, documentación de precios de transferencia, facturas, justificantes de pago y cualquier evidencia que permita acreditar la realidad de la operación.

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