Errores que pueden desencadenar una inspección en empresas

Las empresas familiares constituyen una parte esencial del tejido empresarial español. Es habitual que una misma familia controle varias sociedades, comparta recursos entre ellas o realice operaciones con los propios socios y administradores. Desde un punto de vista empresarial, estas relaciones suelen responder a criterios de eficiencia y confianza. Sin embargo, desde la perspectiva fiscal, todas ellas pueden constituir operaciones vinculadas sujetas a las normas de precios de transferencia.

Uno de los errores más frecuentes consiste en pensar que, por tratarse de sociedades pertenecientes a la misma familia, las operaciones pueden realizarse libremente. La normativa del Impuesto sobre Sociedades exige justamente lo contrario: estas operaciones deben valorarse como si se hubieran realizado entre partes independientes y, cuando proceda, documentarse adecuadamente.

La experiencia demuestra que muchas inspecciones de la AEAT comienzan precisamente detectando este tipo de operaciones mal documentadas o valoradas de forma arbitraria.

Por qué las empresas familiares están especialmente expuestas

A diferencia de los grandes grupos multinacionales, muchas empresas familiares han crecido de forma progresiva, creando nuevas sociedades para desarrollar distintas actividades o separar líneas de negocio.

Es habitual encontrar estructuras como:

• Sociedad patrimonial y sociedad operativa.
• Varias empresas gestionadas por los mismos socios.
• Sociedades dedicadas a actividades complementarias.
• Empresas que comparten trabajadores, oficinas o recursos.
• Préstamos entre sociedades del grupo.
• Operaciones entre socios y sus propias sociedades.

Estas estructuras son perfectamente legítimas, pero incrementan el número de operaciones vinculadas y, con ello, el riesgo de revisión por parte de la Administración tributaria.

Qué operaciones suelen generar más problemas

No todas las operaciones vinculadas presentan el mismo nivel de riesgo. En empresas familiares, las más conflictivas suelen ser las siguientes.

Prestación de servicios entre sociedades

Es frecuente que una empresa facture servicios de administración, dirección, gestión comercial o apoyo financiero a otra sociedad del grupo.

Los problemas aparecen cuando:

• no existe contrato;
• el servicio no puede acreditarse;
• se factura una cantidad fija sin justificar cómo se ha calculado;
• los servicios ya son prestados por otra entidad o por personal propio.

La AEAT suele exigir que estos servicios superen el denominado benefit test, es decir, que generen un beneficio o utilidad real para la sociedad que los recibe.

Cesión de trabajadores entre empresas del grupo

Otro supuesto muy habitual es que empleados de una sociedad trabajen parcialmente para otra empresa familiar.

Por ejemplo:

• el director financiero presta servicios a varias sociedades;
• el departamento de administración trabaja para todo el grupo;
• el personal informático da soporte a distintas empresas.

Si no existe una adecuada imputación de costes, la Administración puede entender que parte de esos gastos deberían haberse repercutido.

Préstamos entre sociedades vinculadas

Muchas empresas familiares financian nuevas inversiones mediante préstamos internos.

Sin embargo, siguen observándose errores como:

• ausencia de contrato;
• inexistencia de intereses;
• tipos de interés fijados arbitrariamente;
• inexistencia de calendario de devolución.

Aunque las sociedades pertenezcan a los mismos socios, la financiación debe respetar el principio de plena competencia.

Operaciones con socios y administradores

Otro foco habitual son las operaciones realizadas directamente entre la sociedad y sus socios.

Entre otras:

• alquileres de inmuebles;
• cesión de vehículos;
• compraventa de activos;
• préstamos;
• prestación de servicios profesionales.

Todas estas operaciones deben realizarse a valor de mercado y quedar suficientemente justificadas.

Utilización compartida de activos

En muchos grupos familiares varias sociedades utilizan:

• oficinas;
• almacenes;
• maquinaria;
• vehículos;
• software;
• marcas.

Cuando una sociedad soporta íntegramente el coste mientras varias se benefician del activo, pueden producirse ajustes si no existe una adecuada repercusión económica.

El error más frecuente: pensar que todo vale porque «es del mismo dueño»

Desde un punto de vista empresarial puede parecer razonable mover recursos entre empresas de un mismo propietario.

Desde el punto de vista fiscal, sin embargo, cada sociedad tiene personalidad jurídica propia.

La AEAT analiza si cada entidad:

• obtiene la remuneración que le corresponde;
• soporta únicamente sus propios costes;
• factura correctamente los servicios prestados;
• recibe una contraprestación adecuada por los activos utilizados.

La existencia de un mismo socio no elimina estas obligaciones.

Cómo detecta la AEAT estas operaciones

Cada vez resulta más sencillo para la Administración identificar operaciones vinculadas.

Entre otras fuentes de información:

• declaraciones tributarias;
• Modelo 232;
• cuentas anuales;
• información bancaria;
• requerimientos de documentación;
• inspecciones cruzadas entre sociedades del grupo.

Las herramientas de análisis de datos permiten detectar rápidamente:

• márgenes anómalos;
• sociedades con pérdidas recurrentes;
• operaciones sin lógica económica;
• diferencias entre sociedades del mismo grupo.

Qué documentación conviene preparar

Una empresa familiar debería conservar, al menos:

• contratos entre sociedades;
• contratos con socios o administradores;
• justificación del valor aplicado;
• análisis funcional cuando resulte necesario;
• documentación de precios de transferencia cuando exista obligación;
• evidencias de los servicios prestados;
• criterios de reparto de costes;
• soporte de préstamos y financiación.

La documentación no debe prepararse cuando llega una inspección, sino desde el momento en que se realiza la operación.

Cómo evitar que una operación vinculada genere problemas

La mejor estrategia consiste en revisar periódicamente las relaciones entre las distintas sociedades del grupo.

Conviene analizar:

• qué operaciones existen;
• quién presta realmente cada servicio;
• quién utiliza cada activo;
• quién asume cada coste;
• si las contraprestaciones son razonables.

Muchas incidencias pueden corregirse antes del cierre fiscal mediante una adecuada planificación.

Errores que más frecuentemente provocan ajustes

Entre los errores que observamos con mayor frecuencia destacan:

• No identificar determinadas operaciones como vinculadas.
• No formalizar contratos entre sociedades.
• Utilizar precios fijados de forma arbitraria.
• No justificar la utilidad de los servicios intragrupo.
• Compartir empleados sin repercutir costes.
• Conceder préstamos sin intereses o sin contrato.
• Utilizar inmuebles o activos de otra sociedad sin contraprestación.
• No revisar periódicamente la política de precios de transferencia.
• Pensar que las pequeñas empresas familiares están exentas de estas obligaciones.
• Preparar la documentación únicamente cuando la solicita la AEAT.

Cuándo conviene realizar una revisión preventiva

Es recomendable revisar las operaciones vinculadas cuando:

• se constituye una nueva sociedad familiar;
• se reorganiza el grupo;
• se incorporan nuevos socios;
• aumentan significativamente las operaciones entre empresas;
• la empresa recibe un requerimiento de la AEAT;
• se detectan pérdidas recurrentes en alguna sociedad.

Una revisión preventiva suele evitar ajustes mucho más costosos en una inspección.

Cómo puede ayudarte RZS Abogados

En RZS Abogados asesoramos a empresas familiares y grupos societarios en la identificación, valoración y documentación de sus operaciones vinculadas.

Nuestro equipo puede ayudarte a:

• identificar operaciones con riesgo fiscal;
• revisar contratos entre sociedades y con socios;
• valorar operaciones conforme al principio de plena competencia;
• preparar la documentación exigida por la normativa;
• diseñar políticas internas para reducir riesgos;
• defender los intereses de la empresa frente a inspecciones de la AEAT.

Las operaciones vinculadas forman parte del funcionamiento habitual de muchas empresas familiares. El problema no reside en realizarlas, sino en hacerlo sin la documentación, valoración y planificación que exige la normativa fiscal.

Una revisión periódica de estas operaciones permite reducir el riesgo de ajustes, sanciones y conflictos con la Administración tributaria, además de aportar mayor seguridad jurídica al grupo empresarial.

Preguntas frecuentes

¿Todas las operaciones entre empresas familiares son operaciones vinculadas?

No necesariamente, pero cuando concurren los supuestos de vinculación previstos en la normativa del Impuesto sobre Sociedades, deberán valorarse conforme al principio de plena competencia.

¿Las pequeñas empresas familiares también deben cumplir estas obligaciones?

Sí. Las obligaciones pueden variar en función de las circunstancias y de la documentación exigible, pero el principio de valorar las operaciones a mercado resulta igualmente aplicable.

¿Es obligatorio firmar contratos entre sociedades del grupo?

La normativa no exige un contrato para todas las operaciones, pero disponer de él constituye una prueba muy relevante para acreditar la realidad y condiciones de la operación.

¿Puede la AEAT revisar operaciones realizadas hace varios ejercicios?

Sí. Siempre que no haya prescrito el derecho de la Administración para comprobarlas, podrá solicitar documentación y revisar la valoración aplicada.

¿Qué ocurre si la AEAT considera que una operación no está valorada a mercado?

Puede practicar una regularización de la base imponible, exigir intereses de demora y, cuando concurran los requisitos legales, imponer las correspondientes sanciones tributarias.

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