Junio es el mes en el que la mayoría de sociedades celebran sus juntas generales ordinarias. En RZS Abogados de empresa, asesoramos habitualmente en relación con todo tipo de cuestiones relativas a la problemática asociada a éstas, como por ejemplo su convocatoria, celebración, ejercicio de los derechos por parte de los socios, asesoramiento a los administradores etc. Una cuestión a tener presente y que en muchas ocasiones es desconocida, es el derecho que corresponde a los socios a solicitar la presencia en la junta general de socios, de un Notario que levante acta notarial de la reunión.
Así, cualquier socio que sea titular de un determinado porcentaje (5 % en el caso de sociedades de responsabilidad limitada, y 1 % en el de las sociedades anónimas, salvo previsión estatutaria que haya minorado tales porcentajes), tiene derecho a exigir a los administradores la presencia de un notario que levante acta de la junta general. Es posible la unión de más de un socio a fin de acumular sus respectivos porcentajes de participación y alcanzar el legamente exigido a fin de encontrarse facultados para solicitar la presencia de notario. Eso sí, existe un plazo de obligado cumplimiento para cursar la solicitud a los administradores, el de cinco días de antelación a la celebración de la junta general de que se trate.
A la hora de valorar la posibilidad de solicitar la presencia de un Notario en la junta general de una sociedad, conviene tener presente que (i) una vez requerida, los administradores están obligados a garantizarla (no siendo los acuerdos adoptados en la junta eficaces, en caso contrario), y que (ii) los honorarios devengados por dicho notario serán satisfechos por la sociedad, no asumiendo el socio que lo ha solicitado ningún gasto al respecto.
Las garantías ofrecidas por la posibilidad de levantar acta de junta notarial son de una utilidad indudable, tanto para la sociedad, sus administradores y socios mayoritarios como, en especial, para los socios minoritarios.
Así, requerido al efecto, el Notario debe comprobar que se ha dado debido cumplimiento a los requisitos legal y estatuariamente exigibles en relación, tanto con la convocatoria de la junta general, como con respecto a su celebración propiamente dicha. Además, el acta notarial levantada por el Notario sustituye al acta de junta general “ordinaria” y, como notarial que es, no es sometida a la aprobación por parte de la junta general de socios.
En la práctica, la fe pública notarial es útil a fin de dejar constancia fehaciente de lo que realmente ha sucedido en la junta general. Así, por ejemplo, puede quedar debidamente acreditado por parte del notario que los administradores han aclarado a los socios cuantas cuestiones hayan puesto de manifiesto éstos o, por el contrario, los socios minoritarios pueden tener la certeza de que se dejará constancia de lo contrario, en los casos en los que esto haya sucedido así.
En definitiva, el acta notarial se trata de un recurso de gran utilidad al que conviene acudir en todos aquellos casos en los que exista un conflicto entre los socios de una compañía mercantil.
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