Shadow AI: cómo detectar y controlar su uso en empresas

El Shadow AI consiste en el uso de herramientas de inteligencia artificial por parte de los empleados sin conocimiento, autorización o control de la empresa. Aunque puede mejorar la productividad a corto plazo, también incrementa el riesgo de fugas de información confidencial, incumplimientos del RGPD, problemas de propiedad intelectual y decisiones automatizadas sin supervisión. La mejor forma de controlar este fenómeno no es prohibir la IA, sino implantar una estrategia de gobernanza que combine políticas internas, herramientas autorizadas, formación y supervisión.

El Shadow AI ya está ocurriendo en la mayoría de las empresas

Hace unos años, las empresas comenzaron a descubrir el fenómeno conocido como Shadow IT: empleados que utilizaban aplicaciones y servicios tecnológicos sin pasar por el departamento de informática.

Con la llegada de herramientas como ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude o Perplexity ha surgido un fenómeno similar, pero mucho más complejo: el Shadow AI.

Hoy es habitual que un empleado utilice inteligencia artificial para redactar un informe, resumir un contrato, preparar una presentación, analizar una hoja de cálculo o generar código sin comunicarlo a la organización.

En muchos casos la dirección ni siquiera sabe que estas herramientas están siendo utilizadas.

El problema no es que los empleados quieran ser más productivos. El problema es que la empresa pierde el control sobre cómo se utiliza la inteligencia artificial y sobre la información que circula a través de ella.

Qué es exactamente el Shadow AI

Se habla de Shadow AI cuando una persona utiliza sistemas de inteligencia artificial fuera de los procedimientos establecidos por la organización.

No importa si la herramienta es gratuita o de pago, ni si está ampliamente implantada en el mercado. Lo determinante es que la empresa:

• desconoce que se está utilizando;
• no ha evaluado sus riesgos;
• no ha revisado sus condiciones de uso;
• no controla qué información se introduce;
• no dispone de reglas sobre su utilización.

Desde el punto de vista jurídico, esto supone que la organización pierde la capacidad de gestionar uno de sus principales riesgos tecnológicos.

Por qué los empleados recurren al Shadow AI

El uso no autorizado de IA rara vez responde a una intención de incumplir las normas. Lo habitual es que los empleados busquen soluciones rápidas para mejorar su trabajo.

Entre los motivos más frecuentes encontramos:

• automatizar tareas repetitivas;
• redactar documentos con mayor rapidez;
• resumir información extensa;
• traducir contenidos;
• analizar datos;
• generar presentaciones;
• programar código;
• preparar propuestas comerciales.

Cuando la empresa no ofrece herramientas oficiales o tarda demasiado en aprobar nuevos casos de uso, los empleados suelen buscar alternativas por su cuenta.

El Shadow AI suele ser un síntoma de que la organización necesita una estrategia de implantación más ágil.

Los riesgos que muchas empresas no detectan hasta que es demasiado tarde

El verdadero problema del Shadow AI es que genera riesgos invisibles. Mientras todo funciona correctamente, puede parecer una práctica inofensiva.

Sin embargo, cuando aparece un incidente, las consecuencias pueden ser importantes.

Exposición de información confidencial

Uno de los mayores riesgos consiste en introducir en herramientas externas:

• contratos;
• ofertas comerciales;
• estrategias de negocio;
• código fuente;
• documentación técnica;
• planes financieros;
• información protegida por acuerdos de confidencialidad.

Si la empresa desconoce qué herramientas se utilizan, difícilmente podrá proteger esa información.

Uso indebido de datos personales

Muchos empleados copian directamente información de clientes, proveedores o compañeros para obtener respuestas más precisas.

Esto puede implicar tratamientos de datos personales que no han sido evaluados ni autorizados.

Además del riesgo derivado del RGPD, la empresa pierde el control sobre el tratamiento de esa información.

Contenido jurídicamente incorrecto

La IA puede generar:

• cláusulas contractuales incorrectas;
• comunicaciones comerciales engañosas;
• informes con errores;
• respuestas técnicas inexactas.

Cuando nadie revisa esos resultados, el riesgo deja de ser tecnológico para convertirse en un problema jurídico y reputacional.

Pérdida de control sobre la propiedad intelectual

Muchas herramientas generan textos, imágenes, diseños o código.

Si la empresa desconoce su origen o las condiciones de licencia del proveedor, puede enfrentarse posteriormente a conflictos relacionados con la explotación comercial de esos contenidos.

Decisiones automatizadas sin supervisión

En algunos departamentos la IA comienza a utilizarse para priorizar candidatos, evaluar clientes o recomendar decisiones.

Si estas actuaciones se producen sin supervisión ni documentación, el riesgo jurídico aumenta considerablemente.

Cómo detectar el Shadow AI antes de que genere problemas

Detectar el Shadow AI no consiste en vigilar constantemente a los empleados. El objetivo es conocer cómo se está utilizando realmente la inteligencia artificial dentro de la organización.

Algunas señales habituales son:

• aumento repentino de productividad sin cambios en procesos;
• documentos con un estilo homogéneo generado por IA;
• utilización de cuentas personales para acceder a herramientas generativas;
• integración de aplicaciones de IA sin conocimiento del departamento de IT;
• intercambio frecuente de prompts entre empleados;
• uso de extensiones de navegador relacionadas con IA.

La detección debe orientarse a comprender el fenómeno, no a sancionar automáticamente.

La prohibición absoluta rara vez funciona

Algunas empresas reaccionan bloqueando el acceso a todas las herramientas de IA.

En la práctica, esta estrategia suele fracasar.

Cuando la organización impide cualquier uso, los empleados buscan alternativas mediante:

• dispositivos personales;
• conexiones externas;
• cuentas privadas;
• aplicaciones no autorizadas.

El resultado es una pérdida todavía mayor de visibilidad.

La experiencia demuestra que es mucho más eficaz implantar un marco de uso controlado.

Cómo controlar el Shadow AI sin frenar la innovación

La mejor estrategia consiste en combinar medidas jurídicas, organizativas y tecnológicas.

Aprobar una política interna de IA

La empresa debe definir:

• qué herramientas están autorizadas;
• qué usos están permitidos;
• qué datos no pueden introducirse;
• cuándo es necesaria una autorización previa;
• qué responsabilidades asumen los empleados.

Una política clara elimina gran parte de la incertidumbre.

Ofrecer herramientas corporativas

Cuando la empresa facilita soluciones oficiales con garantías contractuales y de seguridad, disminuye considerablemente el uso de aplicaciones no autorizadas.

Formar a los empleados

La mayoría de los usuarios desconoce realmente:

• cómo funcionan estas herramientas;
• qué ocurre con la información introducida;
• qué riesgos existen;
• qué obligaciones legales pueden verse afectadas.

La formación reduce incidentes mucho más que las restricciones técnicas.

Revisar periódicamente los nuevos casos de uso

La inteligencia artificial evoluciona constantemente.

Por ello, conviene establecer un procedimiento para que cualquier departamento pueda proponer nuevas aplicaciones de IA y sean evaluadas antes de su implantación.

Mantener un inventario de herramientas

Una organización que desconoce qué soluciones utiliza no puede gestionar adecuadamente sus riesgos.

El inventario debe incluir:

• herramienta;
• finalidad;
• departamento;
• responsable;
• proveedor;
• datos tratados;
• nivel de riesgo.

El Shadow AI también es un problema de gobernanza

Muchas empresas abordan este fenómeno únicamente desde la perspectiva informática.

Sin embargo, el Shadow AI afecta simultáneamente a:

• protección de datos;
• compliance;
• recursos humanos;
• contratación tecnológica;
• propiedad intelectual;
• ciberseguridad;
• gestión documental;
• gobierno corporativo.

Por ello, su control exige la participación coordinada de distintas áreas de la organización.

Señales de que tu empresa necesita actuar

Conviene revisar la situación si:

• no existe una política interna sobre inteligencia artificial;
• los empleados utilizan ChatGPT libremente;
• se desconoce qué herramientas se usan en cada departamento;
• nunca se han revisado los contratos con proveedores de IA;
• la empresa trabaja con información confidencial o estratégica;
• no existe un procedimiento para aprobar nuevos usos de IA.

Esperar a que aparezca un incidente suele ser mucho más costoso que prevenirlo.

Cómo puede ayudarte RZS Abogados

En RZS Abogados ayudamos a las empresas a implantar modelos de gobernanza de inteligencia artificial que permiten aprovechar sus ventajas sin perder el control sobre la información ni aumentar la exposición jurídica.

Analizamos los riesgos asociados al Shadow AI, elaboramos políticas internas de uso de IA, revisamos contratos con proveedores tecnológicos, diseñamos procedimientos de autorización de nuevos casos de uso y acompañamos a las organizaciones en la implantación de una estrategia de inteligencia artificial segura, legal y alineada con sus objetivos de negocio.

El Shadow AI no es un problema del futuro. Es una realidad presente en la mayoría de las organizaciones que ya utilizan inteligencia artificial.

Intentar eliminarlo mediante prohibiciones suele ser ineficaz. La solución pasa por ofrecer herramientas seguras, establecer reglas claras y construir un modelo de gobernanza que permita innovar sin perder el control.

Las empresas que actúen ahora estarán mejor preparadas para aprovechar el potencial de la IA, proteger su información estratégica y adaptarse con mayor facilidad a las exigencias del AI Act y del resto del marco normativo.