La legalización del libro de actas de la sociedad

El Código de Comercio no solo impone, a todos los empresarios, la obligación de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su sociedad, que permita el seguimiento y control de las operaciones por ésta realizadas, sino que, además, exige la llevanza de un libro de actas, que deberá de ser legalizado anualmente.

En el libro de actas deberán de figurar todos aquellos acuerdos que hayan sido tomados tanto por las Juntas generales y especiales como por los órganos colegiados de la sociedad, donde consten:

- Los datos de la convocatoria y los relacionados con la constitución del órgano.
- Una síntesis de los asuntos debatidos.
- Aquellas intervenciones de las se haya solicitado se deje constancia.
- Los acuerdos que se hayan adoptado.
- Los resultados de las votaciones.

Con anterioridad al año 2013, la legalización de los libros se llevaba a cabo físicamente, presentando en el Registro Mercantil, correspondiente a la provincia donde la sociedad tuviera su domicilio social, bien el libro en blanco, para su posterior utilización o bien el libro una vez cumplimentado.
A raíz de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 12 de febrero de 2015, se modifica el procedimiento, de tal forma que la presentación y legalización de los libros, a partir del 29 de septiembre de 2013, deberá realizarse obligatoriamente en formato digital.

Así, los pasos que se deben seguir en la actualidad para su legalización son los siguientes:

1. Descargar el programa denominado “Legalia” y rellenar los campos con los datos contenidos en el libro. El programa generará el libro en formato electrónico.
2. Una vez obtenido, entrar en la plataforma de envío de la página web del Colegio de Registradores y seguir las instrucciones que se indican hasta su correcta presentación. Para acceder a dicha plataforma es necesario poseer un certificado digital.
3. El Registro Mercantil, cuando haya recibido el libro, procederá a su tratamiento y remitirá por vía telemática, una acreditación que confirme que se procedido a su legalización, expresando si existe algún defecto o si, por el contrario, se encuentra todo correcto. En este último caso el Registrador indicará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones.

Los libros se deberán legalizar en cada ejercicio, concretamente, durante los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social. De manera que el plazo para la legalización de los libros de actas de 2018 finalizará el 30 de abril de 2019, para aquellas sociedades que su ejercicio social coincida con el año natural. Incluso se podrán legalizar aquellos libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

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