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La legalización de los libros de forma telemática en el registro mercantil

La legalización de los libros de forma telemática en el registro mercantil

El artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establece el sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico para su presentación por vía telemática en el Registro Mercantil competente estableciendo que:

“Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.”

Dirección General de los Registros y del Notariado

Por su parte, la Dirección General de los Registros y del Notariado (hoy Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública) desarrolló el contenido del citado artículo 18 mediante las Instrucciones de 12 de febrero y 1 de julio de 2.015 estableciendo lo siguiente:

  1. La legalización de todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios y las sociedades, debiendo cumplimentarse en soporte electrónico.
  2. Las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, deberán ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, es decir si el ejercicio finaliza el 31 de diciembre se ha de legalizar antes del 30 de abril.
  3. Los libros registro de socios o de acciones nominativas también deben presentarse de forma telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
  4. Se puede legalizar los libros de actas y los de socios o de acciones nominativas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
  5. En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
  6. Que la legalización de los libros podrá realizarse de manera conjunta, de todos los libros en un mismo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o sólo alguno de aquéllos

 

Consecuencias de no legalizar los libros o hacerlo fuera de plazo

  1. Mercantilmente no se ha establecido ninguna sanción directamente por su falta de legalización, pero la Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria de 150 a 300 euros.

 

¿Qué beneficios tiene la legalización de libros para las empresas?

  1. En caso de conflictos entre varias partes de la empresa la legalización de libros es una prueba ante los tribunales, ya que si han sido legalizados su contenido no se ha podido alterar.
  2. En las sociedades unipersonales, carentes por definición de conflictos entre socios, la legalización de los libros, especialmente del libro-registro de contratos con el socio único, se hace imprescindible. Así lo exige el artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital para que los contratos firmados entre el socio único y la sociedad sean oponibles a la masa en caso de concurso de acreedores.

 

Para el cumplimiento de la legalización vía telemática se ha de estar registrado o asociado a un usuario abonado a www.registradores.org disponer de certificado electrónico y tener descargado y hacer uso del programa “Legalia 2” para proceder a la correcta presentación telemática de los documentos legalmente exigidos y obtener el correspondiente acuse de recibo de la presentación, es un procedimiento complejo pero afortunadamente algunos despachos profesionales facilitan la presentación a sus clientes como parte del asesoramiento jurídico mercantil.

 

En RZS Abogados somos especialistas en Derecho Mercantil con más de 25 años de Experiencia, por ello te animamos a que nos contactes en el 915 433 123 / 954 295 080 o en el correo electrónico info@rzs.es, así como a través de nuestro formulario de contacto donde puedes explicarnos tu caso y te contactaremos a la mayor brevedad.

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