Las cuentas anuales
Introducción
Las cuentas anuales son un conjunto de estados financieros que se tienen que elaborar y presentar por las sociedades mercantiles.
La principal función de las cuentas anuales, una vez depositadas, es facilitar a terceros ajenos a la empresa información veraz sobre la situación económica.
Por tanto, su presentación implica seguridad en el tráfico jurídico de las sociedades de capital, además de servir para establecer cuales son las obligaciones tributarias de la sociedad.
Están compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.
Respecto a las sociedades de capital, dependiendo de las partidas de activo, de la cifra anual de negocios y del número de trabajadores durante el ejercicio podrán ser abreviadas o deberán ser auditadas.
En caso de grupo de empresas la Ley exige que las cuentas anuales que son un conjunto de estados financieros preparados por una empresa matriz que incluyen la información financiera de todas las subsidiarias o filiales controladas por dicha empresa.
Las sociedades de capital tienen la obligación de formularlas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio y de aprobarlas, en la Junta General Ordinaria, dentro de los seis meses siguientes.
Respecto a la formulación de la cuentas anuales se puede consultar el blog publicado hace unos meses.
Convocatoria de la de junta general ordinaria
Formuladas las cuentas anuales el órgano de administración debe convocar la Junta General Ordinaria para que se aprueben dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio.
En la convocatoria de la Junta se debe informar de los derechos del socio u accionista a obtener, de forma inmediata y gratuita, “los documentos que tienen que someterse a la aprobación así como, en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas”.
En las sociedades de responsabilidad limitada, si los Estatutos Sociales no dicen lo contrario, el socio o socios que representen al menos el cinco por ciento del capital social podrá examinar en el domicilio social, acompañado de un experto contable, los documentos que sirvan de soporte para la elaboración de las cuentas anuales.
Celebración de la junta general ordinaria
La Junta General Ordinaria ha de aprobar las cuentas anuales y resolver sobre la aplicación del resultado.
Solamente se pueden distribuir dividendos con cargo al beneficio del ejercicio o a reservas de libre disposición si se cumplen los siguientes requisitos:
- El valor del patrimonio neto, tras el reparto, no sea inferior al capital social, teniendo en cuenta pérdidas de ejercicios anteriores.
- Se cumplan con las reservas estatutarias.
- Se destine a la reserva legal una cantidad igual al 10% del beneficio hasta que esta sea, al menos, el 20% del capital social.
Se recomienda aprobar también la gestión social del órgano de administración durante el ejercicio social cerrado.
Depósito de las cuentas anuales
Transcurrido un mes desde la aprobación de las cuentas anuales se debe presentar en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la Junta de aprobación de las cuentas y de aplicación del resultado con las cuentas anuales firmadas junto con el informe de gestión y, de ser necesario, el informe de auditoría.
La presentación de las cuentas se hace cumplimentando una serie de modelos normalizados por el Registro Mercantil y puede hacerse de forma telemática o presencialmente.
El Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas ha modificado el régimen sancionador por la falta de depósito, las sanciones varían desde el 0,5% del volumen total de ventas hasta el 2% del capital social.
Aparte de las sanciones pecuniarias, si no se depositan las cuentas, transcurrido un año desde el cierre del ejercicio social, implicará que no se pueda inscribir en el Registro Mercantil ningún acto (salvo determinados supuestos) suponiendo el cierre de la hoja registral.
Respecto a los administradores, la falta de depósito les puede acarrear, a instancia de cualquier socio, accionista o tercero, responsabilidad derivada de los daños y perjuicios que acaree la sociedad.
Cronología típica de las cuentas anuales
Tomando como referencia un ejercicio social que finalice el 31 de diciembre de cada año, respecto a las cuentas anuales, se deben conocer las siguientes fechas:
- Formulación: Dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, antes del 31 de marzo.
- Aprobación: Dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que la Junta General Ordinaria debe convocarse para celebrarse antes del 30 de junio.
- Depósito: Dentro del mes siguiente a la aprobación por la Junta han de ser presentadas para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social.
- Cierre registral: Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social si no se han depositado las cuentas, no se inscribirá en el Registro Mercantil ningún documento, salvo excepciones.
En RZS Abogados somos expertos en el asesoramiento jurídico de empresas, pudiendo aconsejar desde la formulación de las cuentas, convocatoria de la Junta General Ordinaria, celebración de la misma y depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.
En RZS Abogados somos especialistas en Derecho Mercantil con más de 25 años de experiencia, por ello te animamos a que nos contactes si podemos ayudarte en estas cuestiones.
